W jaki sposób największe firmy niszczą dokumenty bezpiecznie i zgodnie z prawem?

Bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W dużych firmach z rozbudowanymi archiwami proces ten musi być szczególnie dobrze zaplanowany. Należy zwrócić uwagę na czas archiwizacji dokumentów oraz utylizację zgodną z przepisami obowiązującymi w Polsce. Niszczenie musi odbywać się zawsze w zgodzie z zasadą, mówiącą o tym, by informacji z akt nie dało się odtworzyć. Sprawdź, jak o to zadbać, by zarządzanie dokumentacją w dużej firmie nie sprawiało problemów.

Regulacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych wyznaczają dla przedsiębiorców drogowskaz, co do zasad prawidłowego niszczenia dokumentów. Wedle rozporządzenia RODO utylizacja akt musi prowadzić do całkowitego uniemożliwienia odczytania czy odtworzenia zawartych w nich informacji. Należy zadbać o to również w przypadku cyfrowych nośników danych takich jak dyski twarde.

Bezpieczne niszczenie akt z normą ISO 21964

Spełnienie powyższej zasady jest proste w przypadku, kiedy przedsiębiorcy planują proces niszczenia dokumentów zgodnie z normą ISO 21964, która powstała na podstawie zapisów z normy DIN 66399. Przepisy określają to, jak bezpiecznie niszczyć nośniki danych. Norma ISO 21964 dzieli je na różne kategorie, wprowadza klasy ochrony, a także poziomy bezpieczeństwa przy utylizacji w konkretnych przypadkach. Wskazuje także wymagania dla całego procesu niszczenia dokumentów i urządzeń, tak aby wrażliwych danych nie dało się odtworzyć.

Stosowanie normy ISO 21964 nie tylko pomaga w przestrzeganiu regulacji RODO, ale ułatwia tworzenie wewnętrznych procedur utylizacji akt w dużych firmach. W tym wspiera przedsiębiorców zespół ekspertów https://www.destroy.pl/, którzy działają na terenie całej Polski już od 2001 roku.

Planowanie bezpiecznego niszczenia dokumentów zawsze powinno być poprzedzone wnikliwym audytem, którego wyniki pomagają w prawidłowym porządkowaniu i archiwizacji akt. Szczególną uwagę należy zwrócić na rodzaj przechowywanych dokumentów. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przestrzegania czasu archiwizacji. Mowa o terminie, po którym określony typ dokumentów musi zostać poddany bezpiecznemu niszczeniu w zgodzie z RODO. Inny czas przewidziany jest dla dokumentacji podatkowej (5 lat od końca roku podatkowego), a inny dla akt pracowniczych czy umów cywilnoprawnych.

Digitalizacja akt w firmie przed ich zniszczeniem

Porządkowanie archiwów wedle czasu archiwizacji dokumentów oraz ich przydatności w firmie warto połączyć z profesjonalną digitalizacją. Tworzenie cyfrowych kopii upraszcza późniejszy obieg dokumentacji, a zarządzanie nią staje się łatwe i tanie. Warto podkreślić, że przedsiębiorcy coraz częściej rezygnują z fizycznych archiwów, których utrzymanie jest po prostu mało opłacalne. Duże firmy chętnie stawiają na bezpieczne przechowywanie dokumentów w cyfrowych repozytoriach.

W takim przypadku ważne jest stałe współpracowanie z podmiotem specjalizującym się w utylizacji fizycznych akt. Usługa https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/ gwarantuje zabezpieczenie wrażliwych danych przed wyciekiem. Ponadto pozwala obniżyć koszty związane z utylizacją nawet o 50%. W połączeniu z digitalizacją akt, oszczędność w dużych firmach w skali roku jest w wielu przypadkach naprawdę imponująca.

Niezależnie od tego, czy duża firma zdecyduje się na digitalizację akt i tworzenie cyfrowego archiwum, czy też postawi na fizyczną bibliotekę dla swoich dokumentów, ważne jest ich cykliczne niszczenie. Proces ten nie tylko musi być zgodny z przepisami. Logistyka w tym przypadku wpływa na koszty i sprawność całego procesu, ponieważ obejmuje nie tylko samo przechowywanie dokumentów, ale również ich segregację, transport oraz terminowe przekazywanie do bezpiecznego niszczenia.

Najlepszym rozwiązaniem jest wybór oferty Destroy, która zapewnia niszczenie dokumentów zgodne z DIN 66399. Norma ta określa poziomy bezpieczeństwa od P-1 do P-7, w tym stopień rozdrobnienia papieru po zniszczeniu, a im wyższy, tym trudniej odtworzyć dane. Warto wybrać też usługę mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie swojej firmy.

Utylizuj dokumenty bezpiecznie i zgodnie z prawem z pomocą ekspertów Destroy, którzy działają w całej Polsce!