Telefonia internetowa i wirtualna centrala telefoniczna to rozwiązania, które od kilku lat skutecznie zdobywają coraz większe uznanie wśród firm stawiających na nowatorskie formy komunikacji. Pozwalają one na efektywne zarządzanie połączeniami i usługami telekomunikacyjnymi; redukują koszty rozmów telefonicznych i abonamentu; wnoszą obsługę klientów na wyższy poziom, a także polepszają proces komunikacji wewnątrz firmy. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej tym rozwiązaniom, posiłkując się usługą telefonii internetowej TeleCube.
Dobry produkt już nie wystarcza by pozyskać klienta
W dzisiejszych czasach dobry produkt to za mało. Żeby przekonać klienta do współpracy należy o niego zabiegać i oferować mu dodatkowe wartości. Jedną z nich jest niewątpliwie, stojąca na jak najwyższym poziomie obsługa, w tym fachowe doradztwo. Żeby jednak sprostać wymaganiom klienta w tym aspekcie, należy nie tylko dysponować odpowiednimi handlowcami czy konsultantami, ale również zaopatrzyć ich w określone rozwiązania ułatwiające i usprawniające kontakt z klientem. Jednym z takich rozwiązań jest usługa telefonii internetowej oraz związane z nią produkty i funkcje jak np. wirtualna centrala telefoniczna, oferowana przez telefonię TeleCube.
Co to jest telefonia internetowa i jak pozwala dostosować urządzenie telekomunikacyjne do potrzeb pracownika
Telefonia internetowa, zwana potocznie VoIP, to rodzaj telefonii, który opiera się na Internecie. Dźwięki mowy są w tym przypadku przesyłane przez łącze internetowe. VoIP czasami jest błędnie postrzegany jako rodzaj telefonii, którą można wykorzystywać jedynie przy pomocy komputera bądź laptopa. Jest to tylko półprawda. Wymienione urządzenia, wsparte odpowiednim komunikatorem VoIP i słuchawkami z mikrofonem, faktycznie pozwalają na prowadzenie rozmów telefonicznych. Ale telefonia VoIP umożliwia prowadzenie rozmów przy użyciu znacznie szerszego wachlarza urządzeń.
Dodatkowo można z niej korzystać za pomocą:
– telefonów VoIP (wyglądają jak tradycyjne aparaty stacjonarne i są dostępne w wersji przewodowej i bezprzewodowej)
– telefonów analogowych połączoną z bramką VoIP
– telefonów komórkowych z komunikatorem VoIP
Wspomniany już dwukrotnie komunikator VoIP to nic innego jak aplikacja typu softphone, którą oferuje wielu dostawców. Na rynku są dostępne zarówno bezpłatne aplikacje VoIP np. „Linphone”, jak też i płatne (do celów komercyjnych) np. „ZoIPer”.
To daje bardzo duże pole manewru i pozwala dostosować konkretne urządzenie do potrzeb danej firmy, określonego działu czy nawet osoby. Komórka call center może zatem dzwonić np. przy użyciu laptopów, kierownik przy wykorzystaniu bezprzewodowych telefonów VoIP, dział księgowości korzystać z przewodowych aparatów VoIP, a sekretarka może posiadać na biurku dedykowane, sekretarskie telefony VoIP.
Polskie numery telefoniczne z dowolnym prefiksem, niezależnym od lokalizacji firmy, a do tego numery zagraniczne
Telefonia internetowa ma tą niewątpliwą zaletę, że pozwala na korzystanie z polskich numerów stacjonarnych, bez konieczności używania prefiksu zgodnego z lokalizacją danego przedsiębiorstwa. Kiedy jest to atutem? Przede wszystkim gdy firma ma jedną lokalizację, ale obsługuje kilka regionów. Poprzez prezentację numerów z adekwatnymi prefiksami, firma daje jasny przekaz, że interesują ją klienci z tych regionów i jest to obszar jej działania.
Dodatkowo, jeśli potrzebujemy numeru, który ma się ładnie prezentować i nie zależy nam na konkretnym prefiksie regionalnym, wtedy możemy wybierać z puli numeracyjnej ten który posiada miano złotego czy platynowego i będzie wzmacniał nas PRowo, a także będzie przyjazny, łatwy do zapamiętania dla klientów.
Co więcej, telefonia TeleCube oferuje nie tylko polskie numery stacjonarne, z każdej strefy numeracyjnej, ale również zagraniczne numery stacjonarne, z blisko 50 państw. Posiadanie numeru zagranicznego ułatwia kontakty z firmami z danego kraju, gdyż w jasny sposób pokazuje, że nastawiamy się na kooperację z tamtejszymi przedsiębiorcami. Poza tym jest to ukłon w ich stronę, gdyż w przypadku gdy zadzwonią do nas, płacą za tą rozmowę, jak za połączenia lokalne, wewnątrz danego kraju.
Nieskomplikowane wdrożenie usług telefonicznych oraz łatwa ich rozbudowa i ewentualna migracja
W telefonii TeleCube wdrożenie usługi potrafi być proste i szybkie. Zależy to oczywiście od ilości urządzeń i używanych funkcji. Jednak gdy nie jest ich dużo, można to zrealizować dosłownie w kilka godzin, a czasami nawet minut. Aparaty telefoniczne można zakupić już skonfigurowane, tak więc wystarczy je tylko podłączyć do Internetu. Również w przypadku korzystania z aplikacji VoIP czy bramek VoIP ten proces przebiega sprawnie.
Co istotne przy rozbudowie czy też przeniesieniu usługi do innej lokalizacji, wygląda to identycznie. Niewątpliwym atutem TeleCube jest intuicyjny panel klienta i doświadczony dział BOK, co również znacznie ułatwia realizację wszelkich procesów wdrożeniowych.
Dodatkowe zalety VoIP
Oprócz wymienionych już wcześniej walorów, warto wyszczególnić także, że w telefonii internetowej TeleCube:
– rozmowy wewnątrz sieci są bezpłatne,
– stawki za połączenia telefoniczne są relatywnie niskie, a w przypadku połączeń zagranicznych bardzo konkurencyjne,
– dostępnych jest wiele efektywnych i przydatnych funkcji czy rozwiązań, z których na pierwszy plan wysuwa się wirtualna centrala telefoniczna.
Wirtualna centrala – centrum dowodzenia komunikacją telefoniczną
Wirtualna centrala telefoniczna to rozwiązanie w chmurze, które służy firmom do zarządzania połączeniami telefonicznymi, funkcjonalnościami, usługami oraz urządzeniami telekomunikacyjnymi.
Schemat działania wirtualnej centrali TeleCube można opracować i w każdej chwili edytować przy użyciu prostego narzędzia graficznego, które jest obsługiwane metodą „chwyć i upuść”.
Rys. Przykładowy schemat centrali telefonicznej
Dlatego, szczególnie gdy mówimy o prostych schematach, nie trzeba posiadać wykształcenia lub wiedzy informatycznej czy technicznej, żeby samodzielnie przygotować strukturę takiej e-centralki. Dostęp do ww. narzędzia jest możliwy poprzez panel klienta TeleCube, w każdej chwili, przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia z dostępem do przeglądarki internetowej.
Powiedz STOP sygnałowi zajętości i kieruj połączenia telefoniczne zgodnie z twoim planem
Wirtualna centrala oferuje wiele opcji. Jedną z nich jest IVR, czyli tzw. drzewko połączeń telefonicznych. Przy użyciu IVR można stworzyć strukturę łączenia dzwoniącego z odbiorcami docelowymi lub z funkcjami np. z pocztą głosową. Dzwoniący będzie zatem słyszał konkretny komunikat, najczęściej z prośbą o wybranie numeru tonowego. Po jego wciśnięciu przejdzie do kolejnego poziomu wyboru albo zostanie połączony z miejscem docelowym.
Co istotne, można wprowadzić różne komunikaty i schematy połączeń, w zależności od dni czy przedziałów godzinowych. Najczęściej różnice te są widoczne pomiędzy strukturą opracowaną dla godzin roboczych a czasem, w którym firma nie pracuje.
Dzięki IVR twój klient już nigdy nie usłyszy sygnału zajętości. To bardzo ważne. Ale co zrobić, jeśli osoba czy jednostka, do której dzwoniący próbuje się dodzwonić ma akurat zajętą linię? Nic prostszego, z takim problemem, poradzi sobie usługa kolejkowania.
Kolejkowanie – zawsze obsłużysz swojego klienta
TeleCube oferuje funkcję o nazwie kolejkowanie. Przy jej użyciu dzwoniący, w sytuacji gdy wszystkie linie są zajęte, może spokojnie oczekiwać na połączenie, bez konieczności rozłączania się. W trakcie oczekiwania słucha muzyki i opcjonalnie może być informowany o tym, które miejsce zajmuje w kolejce. Nie jest to z pewnością żadna innowacyjna funkcja, ale już dodatki do niej, które proponuje TeleCube, są niekonwencjonalne i rzadko spotykane u innych operatorów.
Przede wszystkim w TeleCube jest wiele opcji dotyczących schematu łączenia dzwoniących z odbiorcami, czyli grupami/osobami obsługującymi kolejkę. Chodzi tu o wszystkie połączenia z odbiorcami w danej grupie, nie tylko w sytuacji gdy każda linia jest już zajęta. Jest to bardzo użyteczne szczególnie gdy zespół obsługujący kolejkę składa się z wielu osób. Aby uniknąć sytuacji, że w grupie np. 5 konsultantów, 2 prowadzi większość rozmów, ale pozostali udzielają się sporadycznie, można ustawić schemat w ten sposób, że połączenie zewnętrzne jest zawsze kierowane do konsultanta, który w danej chwili ma najmniej odebranych połączeń. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu odpowiedniego algorytmu. To tylko przykładowy schemat. TeleCube oferuje ich kilka i można je dostosować i edytować w zależności od aktualnych potrzeb.
Raporty i bilingi, czyli to co manager lubi najbardziej
Do diagnozowania i analizy funkcjonowania kolejek, bardzo wartościowym narzędziem są „statystyki z kolejek”. Można dzięki nim uzyskać informacje liczbowe dotyczące wielu aspektów działania kolejek jak np. ilość odebranych połączeń, czas realizacji połączeń per konsultant czy czas oczekiwania dzwoniących w kolejce itp. Wszystkie te dane można uzyskiwać biorąc pod uwagę określony, zadeklarowany okres. Co ważne, wyniki mogą być prezentowane w kilku formatach, które również można ustawić według własnych potrzeb.
Rys. Panel Klienta TeleCube. Statystyki z kolejek
Uzyskane dane mogą się przydać na przykład do ustalenia jak długo dzwoniący czeka w kolejce czy ewentualny długi czas oczekiwania jest zależny od konkretnego dnia tygodnia, czy może dotyczy tylko wybranych przedziałów czasowych. Uzyskanie tych informacji może się przyczynić do wdrożenia zmian i tym samym zmniejszenia ewentualnego czasu oczekiwania klienta na połączenia.
TeleCube dostarcza także w ramach panelu tzw. bilingi połączeń. Jest to wykaz wszystkich zrealizowanych rozmów, który można w prosty sposób filtrować aby uzyskać te wyniki, których w danym momencie poszukujemy.
W wykazie zobaczymy m.in. kiedy dane połączenie miało miejsce, ile trwało, kto (jakie numery) je realizował oraz ile ono kosztowało. Dodatkowo danemu połączeniu można nadać konkretny status typu: nowy klient, pilne itp., obrazując to w formie określonego koloru, co ułatwi w przyszłości jego szybką identyfikację, nawet bez konieczności użycia filtra.
Nagrywanie rozmów, telekonferencje, SMSy i inne rozwiązania przydatne w twoim biznesie
TeleCube umożliwia zakup wirtualnej centrali w formie pakietu. Do wyboru są 4 wersje pakietów. Każdy z nich można dowolnie rozbudowywać, czyli dokupować do nich potrzebne „elementy”. Pakiety różnią się rodzajem i liczbą numerów oraz dostępnymi funkcjami.
Oprócz wcześniej wymienionych funkcji warto jeszcze krótko napisać o kilku innych propozycjach:
– Nagrywanie rozmów, czyli rejestracja połączeń. Konkretne rozmowy można znaleźć w bilingu połączeń i tam je odsłuchać, już kilka minut po finalizacji połączenia. Ewentualnie, w każdej chwili istnieje możliwość przesłania nagranych rozmów na swój serwer FTP.
– Telekonferencja, to grupowa konwersacja telefoniczna z uczestnikami znajdującymi się w różnych miejscach, nawet poza granicami kraju. Wzięcie udziału w telekonferencji odbywa się poprzez zadzwonienie na dedykowany numer telefoniczny i podanie numeru PIN, co stanowi przepustkę do sali telekonferencyjnej.
– SMSy w TeleCube wysyła się przy użyciu panelu klienta. Tam też odczytuje się korespondencję zwrotną (jeśli pozwala na to rodzaj danego SMSa). Na panelu klienta można też skorzystać z dwóch ciekawych opcji tj. ankieta SMS oraz SMS po rozmowie. W obu przypadkach rozwiązanie polega na wykorzystaniu automatycznych komunikatów SMS. W pierwszym z nich jest wysyłana ankieta, a w drugim konkretna, wcześniej przygotowana treść. SMS jest wtedy wysyłany bezpośrednio po zakończonej rozmowie lub w innym, ustalonym wcześniej okresie.
Bezpłatne i niezobowiązujące testy dla każdej firmy
W niniejszym artykule przedstawiono tylko kilka funkcji, które zawiera centralka TeleCube. Warto zatem szczegółowiej zapoznać się z tym rozwiązaniem, aby przekonać się co jeszcze może zaoferować.
TeleCube wychodzi naprzeciw potrzebom ewentualnych klientów i umożliwia bezpłatne testy wirtualnej centrali. Testy trwają 14 dni. W ich trakcie można pobrać numery stacjonarne, wykonać testowe połączenia czy też wysłać SMSy (na koszt TeleCube) oraz dokładnie zapoznać się z panelem klienta, dostępnymi funkcjami oraz zbudować swój pierwszy schemat wirtualnej centrali.
Po testach…dogodne formy współpracy
Po zakończeniu testów można podjąć decyzję odmowną i bez konsekwencji nie skorzystać z oferty albo rozpocząć współpracę z TeleCube w opcji umowy okresowej lub prepaid.
Jak już wcześniej wspominaliśmy, zakup centrali jest możliwy w formie pakietu. Przykładowy pakiet o nazwie Biznes, kosztuje 69 zł netto na miesiąc i zawiera wszystkie podstawowe funkcje centrali oraz nagrywanie rozmów (z wymienionych w artykule możliwości nie zawiera jedynie telekonferencji, które można dokupić okresowo lub są dostępne w ramach wyższego pakietu). Pakiet Biznes jest przeznaczony na max. 8 stanowisk telefonicznych. Zawiera 4 polskie numery stacjonarne i jeden polski numer komórkowy.
W przypadku podpisania umowy na okres 12 miesięcy TeleCube oferuje określony pakiet bezpłatnych minut. Jeśli jednak nie chcesz wiązać się z TeleCube taką umową, można skorzystać z formy rozliczeń prepaid (przedpłata), polegającej na korzystaniu z usługi tak długo, dopóki na koncie, które zasilasz, są dostępne środki.
Jeśli uważasz, że telefonia internetowa i wirtualna centrala telefoniczna to usługi, które warto wdrożyć w twojej firmie, jeszcze dziś to zweryfikuj. Odwiedź stronę TeleCube.pl, wypełnij formularz rejestracyjny i przekonaj się jak efektywnym rozwiązaniem może być telefonia TeleCube.
Materiał partnera
