Do tej pory infolinia kojarzyła nam się z dużymi firmami. Jesteśmy przyzwyczajeni do klasycznych metod uruchamiania w firmach działów call center, stawiania wielkich serwerowni, podpinania kabli pod stanowiska obsługowe i tworzenia sieci połączeń “na stałe”. W takim schemacie od lat pracuje wiele firm, których corem biznesu jest właśnie telefoniczna obsługa klienta, telemarketing lub sprzedaż usług.
Poznaj ofertę na infolinię w chmurze od Telestrada S.A.
Nie każdy wie, że rynek telekomunikacyjny stał się o wiele bardziej dostępny i przystępny cenowo, bo oferuje infolinię w chmurze dla każdej, nawet najmniejszej firmy w abonamencie. O tym rozwiązaniu opowiemy w tym artykule.
1. Infolinia w chmurze – co to jest?
Infolinia w chmurze, a zamiennie Wirtualna Centrala to nic innego, jak program do obsługi całego call center lub tradycyjnego Biura Obsługi Klienta dla małych firm lub nawet wielkich korporacji i instytucji publicznych. Cały system jest hostowany, czyli działa na w chmurze, więc poza komputerem, telefonem i Internetem nie potrzebujemy niczego więcej do jego obsługi. Zero kabli, zero specjalnych serwerowni, a za to o wiele niższe koszty i mobilność firmy, bo pracownicy call center czy innych działów obsługowych będą mogli pracować z domu po podłączeniu się do Wirtualnej Centrali.
Infolinia w chmurze to inteligentny system do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących. Szeroka gama funkcjonalności, z których można korzystać w ramach abonamentu, daje wiele możliwości zarówno rozwojowe, jak i podniesie poziom i jakość obsługi klienta w firmie. Co ważne, system pracuje w trybie online, więc wystarczy autoryzować dostęp użytkownikom, którzy bez problemu będą mogli pracować z domu lub z dowolnego miejsca.
Wirtualna Centrala stała się swego rodzaju wybawieniem dla wielu firm i instytucji z powodu pandemii COVID-19, podczas której przekonaliśmy się, że przeorganizowanie całego zespołu w nagłych i wyjątkowych sytuacjach nie jest takie proste – szczególnie, kiedy korzystamy z tradycyjnych rozwiązań komunikacyjnych, jak telefon na kablu i stacjonarna serwerownia. Te wydarzenia przyczyniły się do zmiany strategii w zarządzaniu, dlatego dla bezpieczeństwa i w celu zabezpieczenia wszystkich procesów sprzedażowo – obsługowych, w każdej firmie powinniśmy iść z duchem czasu i zamienić stare rozwiązania na o wiele tańsze i bardziej elastyczne rozwiązanie, jakim jest infolinia w chmurze.
Wirtualna Centrala to tylko mały krok w lepszą stronę. Krokiem milowym dla każdej firmy może okazać się wdrożenie kompilacji – Wirtualna Centrala z VoIP czyli systemu chmurowego do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących, ale poprzez zwykłe łącze internetowe lub Wi-Fi.
Dla wielu VoIP może być niezrozumiałym pojęciem, więc żeby przybliżyć sposób w jakim działa najłatwiej podać przykład. Na pewno korzystasz z komunikatorów internetowych typu Signal, Messenger, Skype czy WhatsApp. Dzięki nim możesz porozumiewać się z każdą osobą na świecie i wykonywać połączenia głosowe bez roamingu i innych, kosztownych problemów. Te aplikacje wykorzystują łącze internetowe do prowadzenia rozmów i tele/wideokonferencji – praktycznie bezkosztowo. Co ciekawe, ty też możesz wdrożyć taki system połączeń w swojej firmie i podnieść jakość obsługi rozmów, a do tego obniżyć koszty telekomunikacyjne w swojej firmie. Do prowadzenia rozmów za pośrednictwem VoIP potrzebne będzie wyłącznie podłączenie do Internetu lub dostęp do sieci Wi-Fi.
2. W jakich firmach sprawdzi się Wirtualna Centrala?
Na to pytanie jest tylko jedna odpowiedź – w każdej. W każdej firmie, która obsługuje telefonicznie swoich klientów potrzebna jest Wirtualna centralka. W dzisiejszych czasach firmy powinny mieć telefon główny, nawet jeżeli zatrudnia się jednego lub dwóch pracowników. Statystycznie, telefon firmowy jest dalej najchętniej wybieraną formą kontaktu, bo każdy z nas – konsumentów chce jak najszybciej załatwić swoje sprawy, a wiadomo – na odpowiedź e-mailową często trzeba czekać.
Prosta w obsłudze infolinia w chmurze jest też dedykowana dla małych firm. Ogromną zaletą jest fakt, że sam właściciel może odebrać połączenie z głównego numeru firmowego na swoim telefonie komórkowym, bez względu gdzie się znajduje. Wirtualna Centrala daje możliwość ustawienia kolejki połączeń tak, żeby w pierwszej kolejności odbierał połączenie pracownik lub kilku pracowników i na końcu właściciel, kiedy pozostali są niedostępni. To korzyść wizerunkowa dla każdego startupu, jak i małych firm, które pracują na jednym numerze telefonu w kilku miejscach i często zdalnie. Dlatego, jeżeli rozwijasz swoją firmę i chcesz mieć niezawodne narzędzie do obsługi swoich klientów, to koniecznie sprawdź wszystkie funkcje, jakie daje Wirtualna Centrala lub Wirtualna Centrala z VoIP. Podgląd na bieżącą sytuację, historię połączeń, generowanie raportów, kolejkowanie połączeń, systemu menu głosowego, IVR, przekierowywanie połączeń i różnie poziomy dostępowe użytkowników do dashboardu to tylko kilka najważniejszych z elementów, na które składa się infolinia w chmurze.
>> Sprawdź, jak działa infolinia w chmurze od Telestrada S.A.
W dużych firmach, korporacjach i instytucjach publicznych zarówno podstawowe jak i bardziej zaawansowane funkcje Wirtualnej Centrali usprawnią pracę każdego call center. System chmurowy jest o tyle elastyczny, że można dowolnie modyfikować schematy i procesy obsługowe, które będą działać w pełni automatycznie. Podział na działy, menu głosowe czy zaawansowany scenariusz IVR przyczyni się do wzrostu liczby zadowolonych klientów, a dział call center lub obsługi klienta w końcu będzie mógł skupić się na podnoszeniu swoich kwalifikacji i jakości wykonywanej pracy. Do tego celu warto wykorzystać automatyczne ankiety i powiadomienia głosowe, statystyki i raporty oraz nagrywanie rozmów, które możemy wykorzystać do szkoleń.
3. Jakie funkcje posiada Wirtualna Centrala?
Stojąc przed zakupem i wdrożeniem Wirtualnej Centrali do swojej firmy na pewno zastanawiasz się które funkcje będą ci potrzebne. Oto lista najważniejszych funkcjonalności, które naszym zdaniem powinny znaleźć się w każdej firmie:
1. Nagrywanie rozmów – funkcja nagrywania rozmów przychodzących i wychodzących. Pliki w formacie .mp3 można wykorzystywać w celach szkoleniowych oraz do rozwiązywania sytuacji spornych z klientem.
2. Kolejkowanie połączeń – klient nigdy nie usłyszy sygnału zajętości. Dzięki stosownym komunikatom, dzwoniący dowie się które miejsce zajmuje w kolejce do połączenia z konsultantem, a co najważniejsze – firma nie straci takiego połączenia, nawet po odłożeniu słuchawki, bo numer, z którego dzwonił zostanie zarejestrowany w systemie.
3. Przekierowywanie połączeń – jeżeli dany konsultant przypisany do obsługi w danym momencie jest niedostępny, wówczas połączenie trafia do kolejnego konsultanta lub innego pracownika przypisanego do “kolejki”. W przypadku małych firm, jak już wspominaliśmy wcześniej, jest to niezwykle komfortowa funkcjonalność.
4. Menu głosowe – wystarczy ustawić odpowiednie komunikaty, żeby osoba dzwoniąca wybrała na klawiaturze swojego telefonu dział, z którym chce się skontaktować. Menu głosowe usprawnia obsługę klienta i wprowadza porządek na infolinii.
5. IVR – czyli automatyzacja obsługi klienta. Wystarczy dobrze przygotowany scenariusz komunikatów głosowych, żeby nawet po godzinach pracy infolinii klient mógł dowiedzieć się wszystkiego o ewentualnym statusie swojego zamówienia lub załatwia inne sprawy, które przewiduje ścieżka.
6. Komunikaty i powiadomienia głosowe – dzięki tej funkcji możemy przywitać dzwoniącego, poznać jego opinię po rozmowie lub poinformować go o godzinach pracy infolinii czy w przypadku numerów alarmowych: o obecnej awarii, itd.
7. Powiadomienia SMS – wysyłka wiadomości SMS do klientów zarówno po rozmowie, jak i z przypomnieniem o np. umówionej wizycie lub spotkaniu.
Tego rodzaju funkcji jest o wiele więcej. My wskazaliśmy te najbardziej potrzebne z naszego punktu widzenia. Coraz więcej firm stara się zautomatyzować swoje procesy obsługowe, więc jeżeli chcą to zrobić w sferze call center, to zdecydowanie warto postawić na sprawdzone i nowoczesne rozwiązania, jakim jest Wirtualna Centrala od Telestrada S.A.
Artykuł sponsorowany