Praca z dokumentami polega nie tylko na ich procedowaniu, lecz również archiwizowaniu bądź zniszczeniu. Decyzja w zakresie tego, które z nich zostaną poddane utylizacji, nie może być kwestią przypadku. Które z nich można zniszczyć, a które trzeba trzymać przez określony czas?
Które dokumenty podlegają archiwizacji?
Przepisy prawa określają dokładnie, które dokumenty należy przechowywać i przez jak długi okres. W niektórych przypadkach mowa o czasowej archiwizacji – zazwyczaj organy mogą prosić o przedstawienie poszczególnych dokumentów w ciągu kolejnych 5 lat. W innych sytuacjach zachodzi konieczność przechowywania wieczystego. Dokumenty archiwizowane okresowo to:
- faktury i rachunki,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- akta osobowe pracowników,
- dokumentacja związana ze stosunkiem pracy,
- rejestry VAT,
- dokumentacja ZUS.
Tymczasem dokumenty przechowywane wieczyście to m.in. akta sądowe, księgi wieczyste czy rejestry stanu cywilnego.
Jakich dokumentów nie trzeba archiwizować?
Archiwizacja dokumentów nie jest obowiązkowa, jeśli nie zostały one wyszczególnione w konkretnych aktach prawnych. W praktyce przechowywaniu nie podlegają wersje robocze, faktury pro formy czy różnego typu korespondencja mailowa. Oczywiście, jeśli zostanie uznane to za konieczne, można archiwizować także tego typu dane. Niemniej jednak najczęściej podlegają one utylizacji. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami zwłaszcza, jeśli zawierają one informacje chronione prawnie. Czasami w zwykłej, niepozornej korespondencji mailowej znajduje się tak duża ilość danych, że jej wyciek mógłby narazić przedsiębiorstwo na problemy prawne.
Które dokumenty można bezpiecznie zniszczyć?
Zasada dotycząca dokumentów w firmie jest prosta – niszczymy te, których termin przechowywania minął bądź które nie są nam już potrzebne, a których zgodnie z przepisami w ogóle nie trzeba archiwizować. Należy jednak przestrzegać zasad dotyczących bezpiecznej utylizacji. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/. Nie niszczymy natomiast dokumentacji, która może przydać się w toku dalszej działalności, a której odzyskanie (na przykład w formie duplikatu) będzie trudne.
Jak niszczyć dokumenty?
Zanim zniszczymy jakikolwiek dokument, warto upewnić się, czy na pewno nie musi być on przechowywany lub czy nie będzie nam potrzebny. Następnie można rozpocząć całą procedurę, mając na uwadze w szczególności przepisy o ochronie danych. Warto też rozważyć skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, której oferta dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/katowice/. Samodzielne niszczenie dokumentów jest nie tylko skomplikowanym zadaniem – niedopełnienie licznych obowiązków naraża na kary finansowe, a w skrajnych przypadkach nawet na odpowiedzialność karną. Warto więc podejść do tego temat w pełni odpowiedzialnie i świadomie, bez względu na skalę prowadzenia działalności gospodarczej.
Artykuł sponsorowany