Organizacja posiłków dla pracowników to bardzo złożony proces. Musimy dobrze się zastanowić nad plusami i minusami różnych rozwiązań i wybrać najlepsze dla naszej firmy. Wprowadzenie posiłków w pracy może mieć niebagatelny wpływ na funkcjonowanie firmy. Z pewnością poprawi to efektywność pracowników, podbuduje ich motywację oraz zintegruje zespół, a ponadto podniesie autorytet i wizerunek pracodawcy. Dodatkowo na pewno przyczyni się do poprawy stosunków w pracy. Jak zorganizować posiłki w pracy? Od czego zacząć? Oto sześć podstawowych kroków planowania posiłków dla pracowników.
Sposoby organizacji żywienia
Możemy wyróżnić kilka podstawowych sposobów organizacji posiłków w miejscu pracy. Pracodawca ma do wyboru stołówkę, automaty vendingowe, karty lunchowe, catering dla firm na terenie Katowic czy SmartLunch. Pamiętaj, że wybierając sposób organizacji posiłków, musisz wcześniej skrupulatnie przeanalizować warunki i możliwości Twojej firmy!
Organizacja posiłków w 6 krokach
Organizując posiłki dla pracowników musisz pamiętać o kilku podstawowych krokach, których pod żadnym pozorem nie możesz pominąć. Dobrze przemyśl każdy aspekt, by nie musieć później szukać szybkich rozwiązań. Poniżej znajdziesz sześć najważniejszych kwestii dotyczących obiadów w pracy.
Określ potrzeby firmy
Pierwszym krokiem jest rozeznanie w firmie. Musisz wziąć pod uwagę czas i tryb pracy obowiązujący w firmie. Zauważ czy jest to rodzaj jednozmianowej pracy czy może istnieje kilka zmian. Pamiętaj, że w porze nocnej pracownicy potrzebują dodatkowych witamin i mobilizacji. Następnie zastanów się jaki charakter pracy występuje w Twojej firmie. Pracownikom fizycznym trzeba zapewnić pożywniejsze posiłki niż pracownikom biurowym. Ci drudzy z kolei częściej są senni i potrzebują innego zestawu witamin. Dokładnie przemyśl wszystkie te aspekty i pamiętaj, aby uwzględnić wszystkich pracowników.
Zaplanuj budżet
Kolejnym krokiem jest zaplanowanie budżetu na posiłki dla pracowników. Musisz przemyśleć:
-
- Ile posiłków dziennie potrzebujesz (ilu pracowników, ile dań)
- Ile razy w tygodniu chcesz je zapewniać (raz, kilka razy, codziennie)
- Jaki to będzie rodzaj posiłków (przekąski, pełnowartościowe dania)
- Koszty każdego posiłku.
Po przeanalizowaniu tych informacji musisz zastanowić się czy chcesz dofinansować posiłki swoim pracownikom. Jak mówi artykuł 2 ust. 1 pkt.11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, gdy pracodawca dofinansowuje pracownikom posiłki do kwoty nie przekraczającej 190 złotych, jest zwolniony ze składek ZUS z tego tytułu. Więcej o tym w szóstym kroku.
Przeanalizuj także czy budowa kantyny lub stołówki nie będzie bardziej opłacalna. Natomiast, gdy Twoi pracownicy pracują w systemie kilkuzmianowym pamiętaj, aby zatroszczyć się o ich potrzeby niezależnie od godzin pracy.
Czas posiłku
W tym punkcie wyznaczysz czas na spożywanie posiłków. Zastanów się ile będzie trwała przerwa w pracy oraz kiedy będzie organizowana. Pamiętaj, że prawo nakazuje, że dla każdej osoby pracującej powyżej sześciu godzin, przysługuje przynajmniej 15 minutowa przerwa. Dodatkowo, możesz zarządzić 60 minutową przerwę niewliczaną do godzin pracy. Ponadto musisz zastanowić się gdzie będą odbywały się przerwy na posiłki.
Miejsce spożywania posiłków
Tutaj skupimy się na, wspomnianym wyżej miejscu spożywania posiłków. Pamiętaj, że pracodawcy zatrudniający powyżej 11 pracowników muszą zapewnić im pomieszczenie przeznaczone do spożywania posiłków – jadalnię. Tutaj wybierasz rodzaj organizacji posiłku dla pracowników. Przydatne będzie zapoznanie się z wyżej wymienionymi sposobami organizacji miejsc, w których pracownicy jedzą posiłki. Dopasuj rodzaj jadalni do ilości zatrudnionych pracowników, ich indywidualnych potrzeb oraz Twoich możliwości budżetowych.
Przepisy BHP
Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów podkreśla, że pracodawca w szczególnie uciążliwych warunkach pracy jest obowiązany zapewnić pracownikom posiłek regeneracyjny. Kiedy następuje taka konieczność?
- Gdy następuje duży wydatek energetyczny podczas pracy (2000 kcal przez mężczyzn i 1100 kcal przez kobiety)
- Gdy temperatura w zamkniętym pomieszczeniu przeznaczonym do pracy wynosi poniżej 10 stopni Celsjusza
- Gdy praca wykonywana jest w wysokich temperaturach
- Gdy pracownik wykonuje swoją pracę na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (1 listopada – 31 marca)
- Gdy praca wykonywana jest pod ziemią.
Pamiętaj, że regeneracyjne posiłki dla pracowników powinny spełniać wymogi określone w prawie! Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom wodę lub napoje zdatne do picia.
Rozliczenie
Ostatnim krokiem jest rozliczenie. Wydawać by się mogło, że to skomplikowany i czasochłonny proces. Spokojnie, już wszystko wyjaśniamy.
Na starcie powiemy czym są koszty uzyskania przychodu. Te kwestie reguluje artykuł 22. i 23. ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych. Zgodnie z nimi do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanową tutaj koszty wymienione w artykule 23. Do takich kosztów uzyskania przychodów zaliczamy wydatki związane z zapewnieniem posiłków w pracy. Z kolei ustawa dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych art. 9 ust. 1 informuje nas o opodatkowanych dochodach. Natomiast zgodnie z art. 12 ust.1 dowiadujemy się czym są przychody i co możemy do nich zaliczyć.
Na podstawie tych informacji możesz dowiedzieć się czy forma obiadów, które zapewniasz spełnia wymogi do zwolnienia z opodatkowania ZUS. Pamiętaj, że aby być zwolnionym z tych składek poniesione koszty uzyskania przychodów muszą spełniać określone wymogi. Problematyczne tutaj będą tutaj z pewnością bony na obiad.
Składki ZUS
Możesz uzyskać zwolnienie ze składek ZUS dotyczących dofinansowań na posiłki dla pracowników. Musisz spełnić tylko dwa punkty:
- Wysokość dofinansowania nie może przekroczyć 190 złotych miesięcznie
- Pracownicy tracą prawo do ekwiwalentu z tytułu dofinansowania.
Posiłki regeneracyjne, do których obowiązany jest pracodawca, także są zwolnione z opodatkowania ZUS. Dzieje się tak, gdy posiłki są regulowane przez zasady bezpieczeństwa i higieny pracy lub w rozporządzeniu Rady Ministrów. Pamiętaj też, że wszystko musi być poprawnie udokumentowane.
Jak widzisz zaplanowanie posiłku w pracy jest złożonym procesem. Musisz wziąć pod uwagę wiele czynników oraz dobrze przemyśleć swoje działania. Dodatkowo powinieneś skupić się na poprawnym rozliczeniu. Gdy chcesz uzyskać zwolnienie z podatku, upewnij się, że rodzaj oferowanych przez Ciebie posiłków, to koszt uzyskania przychodów oraz zrób poprawne rozliczenie. Pamiętaj, że wartościowe, pożywne posiłki dla Twoich pracowników to większa efektywność i mobilizacja. A to z pewnością przełoży się na wyniki pracy.
Artykuł sponsorowany